В современном бизнесе, где конкуренция все более жестока, компании сталкиваются с необходимостью оптимизации своих процессов и повышения эффективности работы. Одной из областей, где автоматизация может принести значительные преимущества, является проектный учет. Автоматизация проектного учета позволяет эффективно решать множество задач, снижает риски и обеспечивает точность финансовых данных. В данной статье мы рассмотрим, почему автоматизация проектного учета является важной для компаний, и какие последствия могут возникнуть, если компании будут пренебрегать данным процессом.
Задачи, решаемые автоматизацией проектного учета
Автоматизация проектного учета позволяет решить ряд задач, с которыми сталкиваются компании в процессе ведения проектов, такие как:
- Бюджетирование и планирование. Автоматизация позволяет компаниям разрабатывать детальные бюджеты и планы проектов, учитывая различные факторы и ресурсы. Системы автоматизации проектного учета позволяют эффективно управлять финансовыми потоками, прогнозировать расходы и выявлять потенциальные риски.
- Учет времени и затрат. Автоматизация позволяет отслеживать время, затраченное на выполнение задач проекта, и связанные с ними расходы. Это дает возможность компаниям контролировать бюджет проекта, оптимизировать использование ресурсов и управлять процессом выполнения работ.
- Аналитика и отчетность. Автоматизация позволяет компаниям генерировать различные отчеты о проектах, включая финансовую отчетность, отчеты о выполнении работ, прогрессе и результатах. Автоматизированная система учета предоставляет руководителям компаний и заинтересованным сторонам актуальную информацию для принятия решений и анализа эффективности проектов.
Значимость автоматизации проектного учета для компаний
Автоматизация проектного учета играет важную роль в современном бизнесе по нескольким причинам:
- Повышает эффективность. Автоматизация упрощает и ускоряет процессы учета, сокращает ручной труд и повышает точность данных. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на стратегических задачах, вместо траты времени на рутинные операции.
- Минимизирует риски. Автоматизированные системы учета обеспечивают точность и надежность финансовых данных, что позволяет предотвратить ошибки и снизить риски финансовых потерь. Точные данные помогают выявить проблемы и реагировать на них незамедлительно.
- Улучшает принятие решений. Автоматизированная система учета предоставляет руководителям компании актуальную информацию, необходимую для принятия обоснованных решений. Она позволяет анализировать результаты проектов, выявлять причины неудач и успешных инициатив, что помогает оптимизировать стратегии развития и повысить конкурентоспособность компании.
Последствия неавтоматизации процессов финансового учета
Если компания на определенном этапе не автоматизирует часть своих процессов, особенно касающихся финансов и учета, могут возникнуть серьезные последствия:
- Рост операционных затрат. Ручной учет и обработка финансовых данных требуют больше времени и усилий со стороны сотрудников. Это может привести к росту операционных затрат компании и снижению ее конкурентоспособности.
- Низкая точность данных. Ручной ввод данных подвержен ошибкам, что может привести к неточности финансовой отчетности и некорректным решениям на основе этих данных. Неточная информация может негативно сказаться на прогнозировании и планировании, а также влиять на принятие стратегических решений.
- Упущенные возможности. Без автоматизации проектного учета компания может упустить возможности для оптимизации процессов, повышения эффективности и снижения затрат. Она может оказаться в невыгодном положении перед конкурентами, которые активно используют автоматизированные системы учета.
Автоматизация проектного учета с помощью ANDY
Софт ANDY Finance обладает широким функционалом, позволяющим автоматизировать процесс финансового учета всей организации, и основан на нескольких принципах:
- Взаимозависимость данных. ANDY собирает всю финансовую информацию по каждому проекту: загруженные сметы, прогнозируемую прибыльность, лимиты расходов по часам, факты приходов, номера платежек; а также позволяет управлять этапностью проектов, приходами от клиентов, статусами документов и многим другим. Все эти данные линкуются между собой в разных модулях и используются разными сотрудниками с разными ролями. Одни и те же данные используются в отчетах для финансового директора, бухгалтера, менеджера проекта и даже для исполнителя (такие как, например, лимит, в который исполнителю необходимо уложиться по часам). Это позволяет более быстро и точно использовать данные. Исправляя неточность в одном месте, вы повышаете качество данных сразу в десятке модулей и отчетов, что экономит время и удерживает качество данных на высоком уровне.
- Отсутствие дублирующей информации. Данные вносятся в одном месте и в последствии используются везде —например, название проекта. Это сокращает время сотрудников на внесение и актуализацию данных в системе, а также снижает количество ошибок из-за отсутствия ручного ввода и лишних copy-paste.
- Автоматизация отчетности. Отчеты в ANDY не требуют подготовки, сверки или одобрения — ANDY генерирует отчеты автоматически на основе самых последних и актуальных данных, с которыми ежедневно работают менеджеры: самые последние прогнозы поступлений от клиентов, актуальные суммы от подрядчиков, вероятности по тендерам, статусы документов, количество потраченных часов и т.д. Именно из этих данных строятся P&L, БДДС, прогнозы по продажам и загрузке.
- Самые необходимые данные для роли собраны воедино. Личный кабинет пользователя содержит информацию о финансовых KPI, прогнозируемых бонусах и важных метриках, таких как просроченные платежи по проектам.
- Синхронизация с внешними данными. ANDY позволяет настроить все данные справочников, юр. лиц, контрагентов и клиентов, а также синхронизировать их с 1С или онлайн-банками. Также импортировать планы и факты по часам из той системы, где они привычно учитываются. Все это уменьшает количество ошибок от ручного ввода или переноса данных и ускоряет получение агрегированных данных.
- Раздельный доступ к информации. Пользователи ANDY могут использовать более 10 разных ролей, но каждая роль видит ту часть огромного финансового пазла, которую необходимо видеть только ей. Например, менеджер проекта может редактировать финансовые данные в своем проекте, но не в проекте своего коллеги. Руководитель видит проекты обоих сотрудников, но не видит итоговый отчет БДДС, а видит только его часть с приходами от клиентов, чтобы контролировать поступления. Бухгалтер видит платежный календарь, но не видит P&L и рентабельность всего бизнеса. Для всего вышеперечисленного в программе имеются гибкие настройки, так как без автоматизации данные могут случайно искажаться и утекать.
- Самоактуализация данных. Какой бы хорошей не была система, она будет бесполезной, если данные в ней будут содержать ошибки. Для этого в ANDY есть ряд автоматических проверок, которые сигнализируют, если какие-либо данные не соотносятся между собой, присутствуют неточности или сотрудник просто забыл их внести. Таким образом, система помогает сама себя актуализировать, а управленческие решения становятся более точными и своевременными.
